Diese AGB gelten für die Nutzung der Anwendung „Diwan" (app.diwan-sa.de) der Swift Assets UG (haftungsbeschränkt) Konrad-Adenauer-Straße 8 42651 Solingen E-Mail: info@swift-assets.de (nachfolgend „Anbieter"). Weitere Angaben finden Sie im Impressum.
Diwan ist ein digitaler Post-Assistent: Verwaltung eigener E-Mail-Postfächer, KI-gestützte Formulierungs-, Übersetzungs- und Erklärhilfe, Aufgaben- und Terminverwaltung, Dokumentenablage sowie — als jeweils separat bezahlte Zusatzleistungen — Papierbriefversand und KI-Tiefensuche. Diwan erbringt keine Rechts-, Steuer- oder sonstige Fachberatung; die KI-Funktionen sind Formulierungs- und Verständnishilfen.
Die Nutzung setzt ein persönliches Konto voraus (E-Mail-Registrierung mit Bestätigungslink oder Google-Anmeldung). Pro Person ist ein Konto vorgesehen; die Zugangsdaten sind geheim zu halten. Der Nutzer muss volljährig und Inhaber der verbundenen Postfächer sein.
Bei der Einrichtung wählt der Nutzer die Nutzungsart. Bei privater Nutzung ist der Anbieter datenschutzrechtlich Verantwortlicher (Einzelheiten in der Datenschutzerklärung). Bei geschäftlicher Nutzung (Unternehmen, Kanzleien, Praxen, Selbstständige) bleibt der Nutzer Verantwortlicher für die Inhalte seiner Postfächer, Dokumente und Briefe, und der Anbieter verarbeitet diese in seinem Auftrag; dafür ist der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO anzunehmen, der Bestandteil des Vertrags wird. Die Nutzungsart kann in den Einstellungen geändert werden; der Nutzer ist verpflichtet, sie zutreffend anzugeben.
Der erste Monat ab Kontoerstellung ist kostenlos (Testphase, mit allen Funktionen). Danach stehen zwei Tarife zur Wahl, jeweils einschließlich Umsatzsteuer: Standard für 3,99 € pro Monat (bis zu 2 verbundene Postfächer, ohne KI-Tiefensuche) und Business für 9,99 € pro Monat (bis zu 6 Postfächer, KI-Tiefensuche inklusive sowie einmalig ein kostenloser Probebrief — Inlandsversand, bis 3 Seiten, ohne Einschreiben). Die kostenlose Testphase wird einmalig pro Person bzw. E-Mail-Adresse gewährt: Wird ein Konto gelöscht und mit derselben Adresse erneut registriert, beginnt keine neue Testphase (siehe Ziffer 11 und die Datenschutzerklärung). Zusatzleistungen (Briefversand, KI-Tiefensuche-Aufträge) werden je Nutzung zu den in der Anwendung angezeigten Preisen abgerechnet und sind — abgesehen vom Business-Probebrief — nicht im Abonnement enthalten.
Die Zahlung erfolgt monatlich im Voraus per Karte über den Zahlungsdienstleister Stripe. Kartendaten verarbeitet Stripe direkt; der Anbieter erhält sie nicht. Schlägt eine Abbuchung fehl, wird der Nutzer benachrichtigt; bleibt die Zahlung aus, kann der Zugang bis zum Zahlungseingang ausgesetzt werden.
Das Abonnement läuft monatlich und verlängert sich automatisch um jeweils einen Monat. Es kann jederzeit ohne Frist zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden — direkt in der Anwendung über das Abo-Kundenportal oder formlos per E-Mail an info@swift-assets.de. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.
Verbrauchern steht ein gesetzliches Widerrufsrecht von 14 Tagen ab Vertragsschluss zu. Der Widerruf ist formlos gegenüber dem Anbieter zu erklären (z. B. per E-Mail an info@swift-assets.de). Verlangt der Verbraucher, dass die Leistung bereits während der Widerrufsfrist beginnt, ist bei Widerruf ein anteiliger Betrag für die bis dahin erbrachte Leistung zu zahlen. Für den kostenlosen Testmonat fällt bei Widerruf nichts an.
Der Nutzer kann E-Mails oder eigene Texte als Papierbrief versenden lassen. Der Preis (einschließlich Umsatzsteuer, abhängig von Seitenzahl, Farbe, Ziel und Einschreiben) wird vor der Bestellung angezeigt und im Voraus über Stripe bezahlt; mit der Zahlung kommt der Auftrag zustande. Druck und Versand übernimmt der Dienstleister LetterXpress, die Zustellung die Deutsche Post. Der Nutzer verlangt ausdrücklich, dass die Ausführung sofort nach der Zahlung beginnt; das Widerrufsrecht erlischt, sobald der Brief gedruckt und dem Postversand übergeben ist (vollständige Leistungserbringung, § 356 Abs. 4 BGB). Nimmt der Dienstleister den Auftrag nicht an, wird er storniert und der gezahlte Betrag automatisch auf das verwendete Zahlungsmittel erstattet. Bei Einschreiben zeigt Diwan den vom Dienstleister gemeldeten Bearbeitungsstand und die Sendungsnummer der Deutschen Post an; Laufzeiten und Zustellung richten sich nach der Deutschen Post. Für Anschrift und Inhalt ist der Nutzer verantwortlich; ein an den Dienstleister übergebener Brief kann nicht mehr zurückgerufen werden.
Die KI-Funktionen sind Bestandteil der Leistung und werden durch externe Anbieter erbracht — in erster Linie innerhalb der EU; welcher Anbieter welche Verarbeitung übernimmt und wann eine Ausfall-Reserve außerhalb der EU greift, beschreibt die Datenschutzerklärung (Abschnitt 5) bzw. für geschäftliche Nutzer der AVV. Der Nutzer kann die KI-Funktionen bei der Einrichtung und jederzeit in den Einstellungen ausschalten; Diwan bleibt dann ohne KI-Funktionen nutzbar.
Die KI-Funktionen erzeugen Vorschläge automatisch. Trotz sorgfältiger Gestaltung können KI-Ausgaben unvollständig, ungenau oder fehlerhaft sein (auch Übersetzungen, Zusammenfassungen, erkannte Fristen und Termine). Der Nutzer ist verpflichtet, jeden Entwurf und jede KI-Auswertung vor Verwendung — insbesondere vor dem Versand von E-Mails und Briefen — selbst zu prüfen. Versendet wird ausschließlich auf ausdrückliche Anweisung des Nutzers; der Inhalt versendeter Nachrichten liegt in seiner Verantwortung.
Unzulässig sind insbesondere: die Nutzung fremder Postfächer ohne Berechtigung, der Versand rechtswidriger Inhalte oder unverlangter Werbung (Spam), Handlungen, die den Betrieb stören oder Schutzrechte Dritter verletzen, sowie die Umgehung der Testphasen-Begrenzung. Bei schwerwiegenden Verstößen kann der Anbieter das Konto sperren.
Der Nutzer kann sein Konto jederzeit selbst in den Einstellungen löschen. Dabei werden alle personenbezogenen Daten des Kontos entfernt; gespeichert bleiben ausschließlich ein pseudonymer Prüfwert der E-Mail-Adresse mit dem Vermerk, dass die kostenlose Testphase genutzt wurde, sowie die gesetzlich aufzubewahrenden Abrechnungsbelege ohne Namen und Anschrift (Einzelheiten in der Datenschutzerklärung). Vor der Löschung sollte der Nutzer benötigte Daten sichern. Ein laufendes Abonnement endet mit der Löschung; bereits gezahlte Entgelte für den laufenden Monat werden nicht erstattet, gesetzliche Rechte bleiben unberührt.
Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit, schuldet aber keine ununterbrochene Erreichbarkeit. Wartungsarbeiten, Updates und Störungen bei Drittanbietern (Postfach-Anbieter, KI-Dienste, Zahlungs- und Versanddienstleister) können die Nutzung vorübergehend einschränken.
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz, grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet er nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Für Nachteile aus der Verwendung ungeprüfter KI-Ausgaben haftet der Anbieter im Rahmen der vorstehenden Grenzen nicht, soweit der Nutzer seine Prüfpflicht nach Ziffer 9 verletzt hat. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft anpassen, soweit dies für die Nutzer zumutbar ist (z. B. bei neuen Funktionen oder geänderter Rechtslage). Über wesentliche Änderungen wird mindestens vier Wochen vor Wirksamwerden per E-Mail oder in der Anwendung informiert; widerspricht der Nutzer nicht bis zum Wirksamwerden, gelten die geänderten AGB. Auf das Widerspruchsrecht und die Folgen wird in der Mitteilung hingewiesen. Preisänderungen gelten nie rückwirkend und werden nur wirksam, wenn der Nutzer nicht vor Wirksamwerden kündigt.
Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts; bei Verbrauchern bleiben zwingende Schutzvorschriften ihres Aufenthaltsstaats unberührt. Der Anbieter ist nicht verpflichtet und nicht bereit, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.
Stand: 13. September 2026
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