Verantwortlich für die Datenverarbeitung in der Anwendung „Diwan" ist: Swift Assets UG (haftungsbeschränkt) Konrad-Adenauer-Straße 8 42651 Solingen E-Mail: info@swift-assets.de Telefon: 017643788687 Weitere Angaben finden Sie im Impressum.
Diwan ist eine geschlossene Anwendung zur Verwaltung eigener E-Mail-Postfächer mit KI-gestützter Formulierungshilfe, Aufgaben- und Terminverwaltung sowie Briefversand. Die Nutzung setzt ein persönliches Konto voraus; es gibt keinen öffentlichen Bereich mit Tracking oder Werbung.
Private Nutzung: Nutzen Sie Diwan für Ihre persönliche Post, ist Swift Assets Verantwortlicher für die in dieser Erklärung beschriebene Verarbeitung — auch für die Daten Ihrer Korrespondenzpartner, die mit Ihren E-Mails bei uns ankommen. Diese verarbeiten wir ausschließlich, um Ihnen die bestellte Leistung zu erbringen, auf Grundlage unseres berechtigten Interesses und Ihres Interesses an einem funktionierenden Postfach (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Ihre Korrespondenzpartner dürfen erwarten, dass ihre Nachrichten mit den üblichen Werkzeugen des Empfängers verarbeitet werden. Wir verwenden diese Daten für keinen eigenen Zweck.
Geschäftliche Nutzung: Nutzen Sie Diwan als Unternehmen, Kanzlei, Praxis oder Selbstständige, sind Sie Verantwortlicher für die Inhalte Ihrer Postfächer, Dokumente und Briefe; Swift Assets verarbeitet diese Daten in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Dafür gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den Sie bei der Wahl der Nutzungsart „geschäftlich“ annehmen; er enthält die technischen und organisatorischen Maßnahmen und die Liste der Unterauftragsverarbeiter. Für Ihr Konto, die Abrechnung, die Sicherheit des Dienstes und die Missbrauchsvermeidung bleibt Swift Assets auch dann Verantwortlicher.
Bei der Einrichtung erfassen wir Ihren vollständigen Namen (Pflichtangabe), die Nutzungsart (privat oder geschäftlich) sowie optional Beruf, Alter, Anschrift, Telefonnummer und weitere freiwillige Angaben. Diese Daten dienen der Personalisierung Ihrer Korrespondenz (Signatur, Absenderblock, Schreibstimme der KI) und können jederzeit in den Einstellungen geändert oder entfernt werden. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die freiwilligen „weiteren Angaben“ können sensible Informationen über Sie selbst enthalten; sie werden der KI nur mit Ihrer ausdrücklichen, jederzeit widerrufbaren Einwilligung übergeben (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Verbinden Sie ein Postfach, speichern wir die Zugangsdaten serverseitig verschlüsselt (AES-256-GCM); bei Gmail erfolgt die Anbindung über Google-OAuth ohne Passwortspeicherung. Zum Anzeigen, Durchsuchen und Beantworten werden Ihre E-Mails, Anhänge und Entwürfe in unserer Datenbank zwischengespeichert. Die Zugangsdaten werden ausschließlich vom Synchronisierungsdienst verwendet; kein anderer Nutzer und kein Administrator kann Ihr Postfach einsehen. Beim Trennen eines Postfachs werden die gespeicherten Zugangsdaten sofort gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die KI-Funktionen (Formulieren, Übersetzen, Erklären, Analysieren, Erkennen von Aufgaben und Terminen, Auslesen gescannter Dokumente, Tiefensuche, Antwortvorschläge) sind Teil der Leistung von Diwan. Sie übermitteln die dafür nötigen Texte — z. B. Ihren Entwurf, die zu erklärende Nachricht oder den Scan eines Briefs — an externe KI-Anbieter. Rechtsgrundlage ist bei privater Nutzung der Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und für die darin enthaltenen Daten Ihrer Korrespondenzpartner unser berechtigtes Interesse an der Leistungserbringung (Art. 6 Abs. 1 lit. f, siehe Abschnitt 2); bei geschäftlicher Nutzung Ihre Weisung als Verantwortlicher im Rahmen des AVV. Die KI-Funktionen lassen sich bei der Einrichtung und jederzeit in den Einstellungen ausschalten; ausgeschaltet werden keine Inhalte mehr an KI-Anbieter übermittelt, auch nicht im Hintergrund, und die übrige Anwendung bleibt vollständig nutzbar. Profilangaben (Name, Beruf, Alter, Anschrift, Telefon) werden nur beim Formulieren als Hintergrundwissen mitgegeben. Wer verarbeitet was:
Primärer Anbieter (EU): Alibaba Cloud (Model Studio), Rechenzentrum Frankfurt am Main. Sprach- und Bildverarbeitung — Formulieren, Erklären, Analysieren, das Lesen von Nachrichten für die Tiefensuche sowie das Auslesen gescannter Bilder und PDF-Dokumente — läuft hierüber innerhalb der EU. Nach den API-Nutzungsbedingungen des Anbieters werden übermittelte Inhalte nicht zum Training seiner Modelle verwendet.
Ausfall-Reserve (USA): Lehnt der primäre Anbieter einen Aufruf ab oder ist er nicht erreichbar, wird der Aufruf ersatzweise an OpenAI bzw. Google übermittelt — bei einem PDF-Dokument, das sich nicht in Seitenbilder umwandeln lässt, das Dokument selbst. Diese Anbieter verarbeiten in den USA auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework); nach ihren API-Nutzungsbedingungen werden Inhalte nicht zum Training verwendet. Wie oft die Reserve greift, hängt vom primären Anbieter ab; welcher Anbieter einen Aufruf tatsächlich bearbeitet hat, wird intern protokolliert.
Suchindex der Tiefensuche (derzeit USA): Damit die Tiefensuche Ihre Post inhaltlich durchsuchen kann, werden Textausschnitte Ihrer E-Mails, Anhänge, Dokumente und versendeten Briefe im Hintergrund in Suchvektoren umgerechnet. Diese Umrechnung versucht die Anwendung zuerst beim primären Anbieter in Frankfurt; solange dessen EU-Standort kein Modell dafür anbietet — das ist derzeit der Fall —, übernimmt OpenAI (USA, Garantien wie oben) die Berechnung. Sobald der EU-Standort die Funktion anbietet, wechselt die Verarbeitung automatisch dorthin. Der Index wird nur für Konten aufgebaut, deren Tarif die Tiefensuche umfasst (Testphase, Business) und deren KI-Funktionen eingeschaltet sind. Nach dem Ausschalten werden keine weiteren Inhalte übermittelt; bereits berechnete Suchvektoren bleiben ausschließlich in unserer Datenbank gespeichert und werden mit dem Konto gelöscht.
Zu jedem KI-Aufruf speichern wir nur Umfang (Token-Anzahl), Anbieter, Modell und geschätzte Kosten — niemals die übermittelten Inhalte. Die KI-Funktionen werten besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) nicht gezielt aus; unsere Vorgaben an die Modelle untersagen das Extrahieren solcher Angaben.
Für die Gmail-Anbindung gilt zusätzlich: Diwans Nutzung der von den Google-APIs erhaltenen Informationen entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen: Gmail-Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung der hier beschriebenen Funktionen für Sie selbst verwendet, niemals für Werbung verwendet, verkauft oder übertragen und niemals zum Training allgemeiner KI-Modelle eingesetzt; menschlicher Zugriff erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung, aus Sicherheitsgründen oder soweit gesetzlich erforderlich.
Beauftragen Sie den Versand eines Papierbriefs, übermitteln wir Anschrift und Briefinhalt (als PDF) an den Druck- und Versanddienstleister LetterXpress in Deutschland (Auftragsverarbeitung); die Zustellung übernimmt die Deutsche Post. Den Bearbeitungsstand des Auftrags und — bei Einschreiben — die Sendungsnummer der Deutschen Post rufen wir regelmäßig beim Dienstleister ab und speichern sie zu Ihrem Auftrag als Versandnachweis. Die Zahlung wird über Stripe abgewickelt; Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) verarbeitet Stripe direkt, wir erhalten sie nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Für das Abonnement (nach der kostenlosen Testphase) gilt dasselbe: Der Abschluss und die Verwaltung laufen über Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irland); wir speichern lediglich Kunden- und Abo-Kennungen sowie den Abo-Status, niemals Kartendaten. Stripe bewahrt Zahlungsunterlagen im Rahmen seiner gesetzlichen Pflichten auf. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Die Anwendung wird bei Netlify betrieben, die Datenbank bei Neon, der Synchronisierungsdienst bei Fly.io (jeweils Auftragsverarbeitung). Beim Aufruf verarbeiten die Anbieter technisch notwendige Verbindungsdaten (Server-Logfiles: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Ressource) zur Bereitstellung und Absicherung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit dabei Daten in ein Drittland übertragen werden, geschieht dies auf Grundlage geeigneter Garantien (EU-Standardvertragsklauseln bzw. EU-US Data Privacy Framework).
Für den Betrieb werten wir Nutzungsdaten ohne Inhalte aus: Kontenzahl, Tarife, Umsätze, KI-Kosten je Konto und Funktion sowie eine grobe regionale Verteilung anhand der ersten Ziffer der Postleitzahl aus Ihrer Absenderanschrift (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Steuerung und Sicherheit des Dienstes). Betreiberfunktionen sehen niemals Nachrichteninhalte, Anhänge, Kontakte oder Dokumente.
Aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen, speichern wir die dafür nötige Geräteadresse (Push-Subscription). Die Benachrichtigungen enthalten höchstens Absender und Betreff, nie den Nachrichtentext. Deaktivierung jederzeit möglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Diwan verwendet ausschließlich ein technisch notwendiges, verschlüsseltes Sitzungs-Cookie für die Anmeldung sowie lokale Einstellungen (z. B. Thema und Sprache) in Ihrem Browser. Es gibt kein Tracking, keine Analyse- und keine Werbedienste.
Ihre Daten werden gespeichert, solange Ihr Konto besteht bzw. bis Sie die jeweilige Funktion (Postfach, Einwilligung, Benachrichtigungen) beenden. Zwischengespeicherte Nachrichteninhalte unterliegen zusätzlich technischen Aufbewahrungsregeln und werden danach automatisch entfernt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Zahlungsbelege) bleiben unberührt.
Kontolöschung: Sie können Ihr Konto jederzeit selbst in den Einstellungen löschen. Dabei werden alle zu Ihrem Konto gespeicherten personenbezogenen Daten entfernt — Profil, Postfach-Zugangsdaten, zwischengespeicherte E-Mails und Anhänge, Dokumente, Aufgaben, Termine, Briefe, Rechnungen und KI-Einträge. Zwei Dinge bleiben:
(1) Ein Prüfwert (SHA-256) Ihrer E-Mail-Adresse mit dem Vermerk, dass die kostenlose Testphase genutzt wurde. Der Prüfwert ist ein Pseudonym: Er enthält die Adresse nicht im Klartext und lässt sich nur dann wieder einer Adresse zuordnen, wenn diese Adresse erneut eingegeben wird — genau dafür dient er (keine weitere kostenlose Testphase, Verhinderung von Missbrauch, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
(2) Die gesetzlich aufzubewahrenden Abrechnungsbelege bezahlter Briefe und Tiefensuchen (Betrag, Umsatzsteuer, Zahlungsreferenz, Leistungsbeschreibung ohne Inhalte) — ohne Namen, Anschrift oder E-Mail-Adresse, nur mit einem nicht rückführbaren Kundenkürzel — für zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB; Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Danach werden sie automatisch gelöscht.
(3) Kopien der Rechnungen und Zahlungsbelege, die wir Ihnen ausgestellt haben — vollständig, also mit Ihrem Namen und Ihrer Anschrift, wie sie auf dem Beleg stehen. Das Umsatzsteuerrecht verpflichtet den Aussteller, ein Doppel der Rechnung aufzubewahren (§ 14b UStG), und eine Rechnung ohne ihren Empfänger ist kein solches Doppel. Auch diese Kopien werden nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht. Sie betreffen nur Belege, die wir Ihnen gestellt haben — nicht den Inhalt Ihrer Korrespondenz.
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21) sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu — für Nordrhein-Westfalen: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an: info@swift-assets.de. Auskunft und Datenübertragbarkeit erfüllen Sie sich selbst über den Datenexport in den Einstellungen (eine JSON-Datei mit allen zu Ihrem Konto gespeicherten Daten). Bei geschäftlicher Nutzung unterstützen wir Sie als Auftragsverarbeiter bei Anfragen Ihrer Betroffenen (§ 8 AVV). Die Annahme dieser Erklärung, der AGB und des AVV wird mit Version und Zeitpunkt in Ihrem Konto protokolliert.
Stand: 9. September 2026
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